EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) astui voimaan 25.5.2018. Asetuksen tarkoituksena on tarkentaa ja yhtenäistää käytäntöä henkilötietojen käsittelyssä. Taloyhtiön hallitus vastaa siitä, että taloyhtiön tietosuojavastuu on hoidettu.
Käytännössä isännöitsijätoimisto ylläpitää taloyhtiön henkilörekistereitä ja huolehtii tietosuoja-asetuksen tuomista velvoitteista.

Asunto-osakeyhtiöiden henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä isännöitsijään.

Taloyhtiöissä kerätään henkilötietoja kolmeen eri käyttötarkoitukseen. Osakeluettelon pitäminen ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (remonttirekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin ja asukasluetteloa pidämme yllä, jotta saamme taloyhtiömme arjen pyörimään.

Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja:

Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).

Remonttirekisteri: osakkaan nimi, ja postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelijat, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköposti ja puhelinnumero.

Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterin pitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.

Kerätyt henkilötiedot saamme yhtiömme osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Osakeluettelon ja remonttirekisterin tietoja säilytämme asunto-osakeyhtiölain määrittelemän ajan. Asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun asukas tai osakas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötietoihin on pääsy yhtiömme hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

Taloyhtiömme varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa.