Pohjolankatu 26
        74120 IISaLMI




Päävalikko

Etusivu

Taloyhtiön tietosuojaseloste

Henkilöstö

Hyvä isännöintitapa

Kulutuslukemien ilmoittaminen

Muuttoilmoitus

Muutostyöilmoitus

Vikailmoitus

Vastuunjako

Sonkajärven Tilikeskus oy

Ylä-Savon Sairaanhoidon Tukisäätiö
IPH-Isännöintipalvelut Oy:n ja Sonkajärven Tilikeskus Oy:n tietosuojaperiaatteet

Laadittu 21.5.2018

Yhteyshenkilöt tietosuoja-asioissa:
IPH-Isännöintipalvelut Oy: Seppo Haaksiala, puh. 050 067 7476, seppo.haaksiala@iph-isannointi.fi
Sonkajärven Tilikeskus Oy: Jaana Sirvio, puh. 045 312 2338, jaana.sirvio@iph-isannointi.fi

Alla kerromme yritystemme toiminnasta rekisterinpitäjänä: mitä tietoja keräämme, miten ja miksi, sekä henkilötietojen käsittelijänä: asiakkaiden toimeksiannosta tehtävien tietojen kerääminen ja käsittely.

Tarvittaessa voimme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaperiaateselosteeseemme. Suosittelemme lukemaan tämän asiakirjan säännöllisesti.

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Meidän on käsiteltävä henkilötietojanne, jotta voimme palvella isännöinti- ja tilitoimisto- asiakkaitamme. Antamalla meille henkilötietonne hyväksytte tämän tietosuojakäytäntömme. Jos ette suostu tähän, älkää käyttäkö kotisivujamme älkääkä antako henkilötietojanne.

IPH-ISÄNNÖINTIPALVELUT OY JA SONKAJÄRVEN TILIKESKUS OY TIETOJEN KÄSITTELIJÄNÄ
Yrityksemme tarjoavat isännöinti- sekä tilitoimistopalveluita, joihin palveluihin liittyy asiakkaiden tietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät asiakkaamme, jolloin rekisterinpitäjänä toimii asiakasyritys, ja yrityksemme toimivat tietojen käsittelijöinä. Käsittelemme tietoja asiakkaiden antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessamme tietojen käsittelijänä, yrityksemme noudattavat tietosuojalainsäädännön mukaisesti asiakkaidemme kanssa tehtyjä tietojenkäsittelysopimuksia.

Asiakkaamme ovat antaneet suostumuksensa ja takaavat, että ovat oikeutetut siirtämään tiedot yritystemme käsiteltäviksi ja vastaavat antamiensa tietojen oikeellisuudesta.
Toimiessamme tietojen käsittelijänä olemme velvollisia ryhtymään teknisiin ja organisatorisiin tietoturvatoimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi rekisterinpitäjinä toimivien asiakkaidemme puolesta. Tietojen käsittelijänä emme käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla.

IPH-ISÄNNÖINTIPALVELUT OY JA SONKAJÄRVEN TILIKESKUS OY REKISTERINPITÄJÄNÄ
Yrityksemme toimivat rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, jotka keräämme vuokra-asuntojen hakijoista, työntekijöistämme sekä työnhakijoista.

MIKSI KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJANNE?
Tietojen käsitteleminen on tarpeen asiakassuhteiden hoitamiseksi. Käsittelemme henkilötietojanne vapaaehtoisen suostumuksenne perusteella. Suostumuksenne annatte lähettäessänne meille tietojanne. Koska suorittamamme henkilötietojen käsittely ei ole Teille haitaksi, emme pyydä erillistä suostumustanne.

MITEN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJANNE?
Isännöintipuolella voimme kerätä tietojanne asunto-osakkeen kauppakirjasta, vuokrasopimuksesta, sähköisestä tai paperisesta muuttoilmoituslomakkeesta sekä sähköisestä ja paperisesta vuokra-asuntohakemuksesta. Tietoja voidaan kerätä myös Väestörekisteristä ja Luottotietorekisteristä. Lisäksi tietoja voidaan päivittää asiakkaiden ilmoitusten perusteella.
Sonkajärven Tilikeskus Oy tarjoaa myös taloushallinnon palveluita. Mikäli olette tilitoimistoasiakkaamme palveluksessa, saamme henkilötietonne työnantajaltanne. Voimme kerätä henkilötietojanne myös silloin, jos otatte yhteyttä kotisivujemme kautta.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?
Asiakassuhteittemme hoitaminen edellyttää, että asukasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: asukkaan nimi ja huoneistonumero, henkilötunnus (syntymäaika), puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, pankkiyhteystieto, muuttopäivämäärä, vuokrasopimustiedot, vuokravakuustiedot, vastikkeen/vuokran maksutiedot sekä tiedot vesi-, autopaikka-, sauna- ja pesutupamaksuista. Samassa osoitteessa asuvien sekä muuten huoneistoa käyttävien henkilöiden lukumäärä (jos henkilömäärä on vastikkeen maksuperusteena) sekä henkilötunnukset.

Palkanlaskennassa tarvitsemme palkansaajan nimen, henkilötunnuksen, pankkiyhteystiedon, muut yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä työsuhteen alkamisajankohta.

Yrityksemme eivät käsittele arkaluontoisia henkilötietoja.

MITEN LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJANNE?
Rekisterinpitäjinä/käsittelijöinä emme myy tai siirrä tietojanne ulkopuolisille osapuolille. Tämä ei sisällä luotettuja kolmansia osapuolia, jotka auttavat meitä liiketoimintamme suorittamisessa, mutta myös näiden osapuolten on pidettävä tiedot luottamuksellisina.

OIKEUS KIELTÄYTYÄ MARKKINOINTIVIESTINNÄSTÄ
Emme käytä henkilötietojanne markkinointiviestintään.

MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?
Järjestelmämme ovat suojatut palomuureilla sekä virustorjuntaohjelmilla. Rekistereiden käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä sitoo salassapito-/vaitiolovelvollisuus. Rekistereihin pääsy on ainoastaan yritystemme työntekijöillä ja atk-tuellamme. Paperilomakkeet säilytetään lukollisissa kaapeissa valvotuissa tiloissa.

MITEN PITKÄÄN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJA?
Yrityksemme säilyttävät henkilötietojanne vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa. Säilytämme henkilötietojanne kohtuullisen ajan yhteydenottonne jälkeen.
Kun keräämiämme tietoja ei enää tarvita, poistamme/tuhoamme ne kolmen (3) kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä.

ALIHANKKIJAT
Jos käytämme alihankkijoita, yrityksemme tekevät niiden kanssa tietojenkäsittelysopimuksen, jotta yksityisyytenne suojataan ja asiakkaillemme annetut sitoumukset täytetään.

TARKASTUSOIKEUS JA KORJAUSTEN TEKEMINEN
Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tässä tietosuojaselosteessa määritellyille rekisteriasioita hoitaville henkilöille. Tarkastuspyyntöihin vastaamme viiden (5) työpäivän kuluessa.